Dokumenty

Informacja o przetwarzaniu danych pacjentów

Wersja z dnia 18 października 2026 r.

Wersja z dnia 18 października 2026 r., obowiązuje od dnia 18 października 2026 r.

Ta informacja wyjaśnia, co dzieje się z Twoimi danymi, gdy umawiasz wizytę u specjalisty, który korzysta z aplikacji Visavi. Przekazujemy ją w imieniu tego specjalisty. Twój specjalista może przekazać Ci także własną, szerszą informację — na przykład przed pierwszą wizytą, razem z innymi dokumentami.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

  1. Za Twoje dane odpowiada specjalista albo placówka, u której umawiasz wizytę (dalej: Specjalista). Specjalista jest administratorem Twoich danych. Jego dane — nazwę, formę działalności, adres, NIP, a jeżeli je podał, także adres e-mail — widzisz na stronie rezerwacji, w e-mailu z potwierdzeniem wizyty i w szczegółach wizyty.
  2. Visavi to aplikacja, z której korzysta Specjalista. Dostarcza ją Radosław Głuchowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Radosław Głuchowski Usługi IT”, NIP 5214045014, ul. Batalionu AK „Karpaty” 5B/9, 00-712 Warszawa (dalej: Visavi). Visavi przechowuje i obsługuje Twoje dane dla Specjalisty, na jego polecenie i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Visavi nie korzysta z tych danych do własnych celów, nie sprzedaje ich, nie używa ich do reklamy ani do trenowania sztucznej inteligencji.
  3. W kilku wąskich sprawach to Visavi odpowiada za Twoje dane samodzielnie: bezpieczeństwo aplikacji, reklamacje dotyczące działania aplikacji, zgłoszenia treści bezprawnych i pliki cookies. Opisuje to Polityka prywatności Visavi (https://visavi.pl/polityka-prywatnosci).

2. Jakie dane i skąd

  1. Dane, które podajesz przy rezerwacji: imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, wybrany termin, rodzaj i miejsce wizyty (online albo w gabinecie), a jeżeli prosisz o fakturę — dane do faktury.
  2. Dane, które powstają w trakcie współpracy: historia wizyt, odwołania i nieobecności, informacje o płatnościach i zwrotach (bez danych Twojej karty), Twoje oświadczenia i zgody wraz z datą, adresem IP i wersją dokumentu, dokumenty i materiały od Specjalisty, zadania i wpisy między sesjami, notatki Specjalisty z sesji.
  3. Część tych danych to dane o zdrowiu — już sam fakt, że korzystasz z pomocy psychologa lub psychoterapeuty, a tym bardziej notatki z sesji. Chroni je szczególnie art. 9 RODO.
  4. Dane pochodzą od Ciebie albo od Specjalisty (np. jego notatki). Jeżeli wizytę umówiła za Ciebie inna osoba, Twoje dane pochodzą od niej.

3. Po co i na jakiej podstawie

Cele przetwarzania danych pacjenta i ich podstawy prawne
Po coPodstawa prawna
Umówienie, przypomnienie, przeprowadzenie i odwołanie wizyty, kontakt w sprawie wizytyart. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa o wizytę ze Specjalistą
Prowadzenie przez Specjalistę notatek i dokumentacji Twojej pomocy psychologicznej lub terapiiart. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Przyjęcie przedpłaty, zwrotu, wystawienie faktury, rozliczenia podatkoweart. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (przepisy o VAT i rachunkowości)
Zapis Twoich oświadczeń i zgód — żeby Specjalista mógł wykazać, co i kiedy zaakceptowałeśart. 6 ust. 1 lit. c i f RODO (rozliczalność, obrona roszczeń)
Bezpieczeństwo konta i aplikacjiart. 6 ust. 1 lit. f RODO
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeńart. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. f RODO

Podanie imienia, nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu jest potrzebne, żeby umówić wizytę — bez nich nie da się jej potwierdzić. To, o czym mówisz na sesji, zależy wyłącznie od Ciebie.

4. Jak chronimy Twoje dane

  1. Notatki z sesji, zadania i wpisy między sesjami oraz wiadomości z czatu w pokoju wideo są szyfrowane (AES-256-GCM). Dane przesyłamy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.
  2. Sesji wideo nikt nie nagrywa. Obraz i dźwięk płyną bezpośrednio między Twoją przeglądarką a przeglądarką Specjalisty, a gdy połączenie bezpośrednie nie jest możliwe — przez serwer pośredniczący w postaci zaszyfrowanej, bez zapisu obrazu i dźwięku.
  3. Wiadomości z czatu w pokoju wideo są usuwane po zakończeniu wizyty. Później nie zobaczy ich ani Ty, ani Specjalista. Jeżeli chcesz coś zachować, zapisz to u siebie przed końcem wizyty.
  4. Notatki Specjalisty widzi tylko Specjalista. W placówce z recepcją osoba z recepcji widzi terminy wizyt, ale nie widzi notatek.
  5. Dane jednego Specjalisty są oddzielone od danych innych Specjalistów. Konto u jednego Specjalisty nie daje dostępu do danych u innego, nawet przy tym samym adresie e-mail.

5. Rezerwacja bez konta, e-maile i SMS-y

  1. Wizytę możesz umówić bez zakładania konta i bez hasła. Dostęp do wizyty dają linki w e-mailach — nie przekazuj ich innym osobom.
  2. W imieniu Specjalisty wysyłamy Ci e-maile o wizycie: potwierdzenie, zmiany terminu, odwołanie i przypomnienie. Jeżeli Specjalista włączył przypomnienia SMS, dostaniesz też SMS z przypomnieniem; SMS zawiera nazwę Specjalisty i termin wizyty, nie zawiera tematu wizyty. Twój numer telefonu widzi Specjalista.
  3. Jeżeli masz konto, część powiadomień e-mail możesz wyłączyć w ustawieniach panelu pacjenta.

6. Płatności

Jeżeli Specjalista wymaga przedpłaty, płacisz na stronie operatora płatności Stripe. Pieniądze trafiają bezpośrednio na konto Specjalisty u Stripe — Visavi ich nie przyjmuje i nie przechowuje. Visavi przekazuje do Stripe tylko Twój adres e-mail, nazwę usługi, termin i techniczne oznaczenie rezerwacji. Danych karty Visavi nie widzi. Stripe przetwarza dane płatności jako odrębny administrator, na zasadach opisanych na https://stripe.com/privacy.

7. Kto jeszcze ma dostęp do danych

  1. Visavi korzysta z zaufanych dostawców technicznych: hostingu aplikacji i bazy danych w Unii Europejskiej (Holandia), przechowywania plików i wysyłki e-maili (Amazon Web Services, Frankfurt), wysyłki SMS (dostawca w Polsce), serwera pośredniczącego połączeń wideo i hostingu strony aplikacji. Pełny wykaz z nazwami i siedzibami: https://visavi.pl/umowa-powierzenia#podprocesorzy.
  2. W skrócie: Twoje dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Niektóre firmy techniczne z USA mogą mieć do nich dostęp tylko w zakresie potrzebnym do działania aplikacji, a chronią je wtedy przepisy Unii. Rozmowa wideo jest zaszyfrowana — firma, przez której serwery może przechodzić połączenie, nie widzi ani nie słyszy rozmowy.Dane w aplikacji (baza danych i pliki) przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy mają siedzibę w USA i mogą mieć techniczny dostęp do danych — wtedy chroni je decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję. Gdy połączenie wideo idzie przez serwer pośredniczący, zaszyfrowany strumień obrazu i dźwięku może przechodzić przez centra danych dostawcy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; dostawca nie ma dostępu do jego treści. Szczegóły są w wykazie pod tym samym adresem.
  3. Faktury Specjalista przesyła do Krajowego Systemu e-Faktur, gdy wymagają tego przepisy. Dane mogą otrzymać także sąd lub inny organ, gdy wymaga tego prawo.
  4. Jeżeli Specjalista połączył aplikację z Kalendarzem Google, w jego kalendarzu pojawia się wpis „Sesja” z godziną wizyty — bez Twojego imienia, nazwiska, adresu e-mail i telefonu.

8. Jak długo

  1. Dane wizyt i dokumentację przechowuje Specjalista przez okres, który ustala zgodnie z przepisami i zasadami swojego zawodu; zapytaj go o ten okres.
  2. Faktury i dokumenty rozliczeniowe — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
  3. Zapisy Twoich oświadczeń i zgód — do upływu okresu, w którym można dochodzić roszczeń.
  4. Wiadomości z czatu w pokoju wideo — tylko do zakończenia wizyty (pkt 4 ust. 3).
  5. Gdy Specjalista usunie swoje konto w Visavi, Visavi usuwa notatki, materiały i pliki, a Twoje dane identyfikujące anonimizuje; zostają tylko dane, które trzeba przechowywać z mocy prawa (np. faktury).

9. Twoje prawa

  1. Masz prawo do dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę, jeżeli jej udzieliłeś, możesz wycofać w każdej chwili — nie wpływa to na to, co zrobiono wcześniej.
  2. W sprawie swoich danych pisz do Specjalisty — jego dane kontaktowe widzisz w potwierdzeniu wizyty i w szczegółach wizyty. Jeżeli Specjalista nie podał adresu e-mail, napisz na support@visavi.pl z tematem „Dane osobowe” — przekażemy Twoją wiadomość Specjaliście, bo to on decyduje o Twoich danych.
  3. Jeżeli masz konto, archiwum ze swoimi wizytami i płatnościami pobierzesz sam w panelu pacjenta, a konto usuniesz w jego ustawieniach.
  4. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).
  5. Nikt nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie i nie profiluje Cię.

10. Osoby niepełnoletnie

Z aplikacji korzystają wyłącznie osoby, które ukończyły 18 lat. Wizytę osoby niepełnoletniej umawia rodzic albo opiekun prawny we własnym imieniu, a dane dziecka przekazuje bezpośrednio Specjaliście.

11. Zmiany

Gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę informację i datę wersji na początku strony.