Czy fakturę dla pacjenta muszę wystawić w KSeF?

Nie. Faktury dla osób prywatnych nie są objęte obowiązkiem KSeF — ich wystawienie w KSeF jest dobrowolne. Możesz przekazać pacjentowi fakturę w PDF lub na papierze.

Korzystam ze zwolnienia z VAT. Czy KSeF mnie dotyczy?

Jeśli wystawiasz fakturę firmie, co do zasady tak — Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury podatników zwolnionych z VAT wystawia się w KSeF, z zastrzeżeniem wyjątków i przepisów przejściowych.

Do kiedy mogę wystawiać faktury dla firm poza KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r., jeśli łączna wartość z VAT takich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od faktury, którą przekroczysz ten próg, wystawiasz już w KSeF.

Od kiedy są kary za KSeF?

Przepisy o karach (art. 106ni ustawy o VAT) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r.

Czy Visavi wystawia faktury w KSeF?

Tak — faktury dla firm w planie Gabinet. Faktury imienne dla pacjentów (PDF, poza KSeF) są w każdym planie.

KSeF dla psychologa i psychoterapeuty

Najważniejsze w czterech zdaniach

Faktura dla pacjenta — osoby prywatnej — nie musi trafiać do KSeF. Wystawienie jej w KSeF jest dobrowolne.
Faktura dla firmy (np. pracodawcy, który płaci za sesje pracownika) — co do zasady wystawia się w KSeF, także gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT.
Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązują przepisy o karach za naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Faktura dla pacjenta: poza obowiązkiem KSeF

Większość faktur w gabinecie psychologa czy psychoterapeuty to faktury dla osób prywatnych: pacjent prosi o dokument, bo chce mieć potwierdzenie wydatku albo rozlicza się z ubezpieczycielem. Takie faktury nie są objęte obowiązkiem KSeF — Ministerstwo Finansów pisze wprost, że wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne, zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie.

W praktyce: fakturę dla pacjenta możesz dalej wystawiać tak jak dotąd — w PDF albo na papierze — i przekazać ją pacjentowi e-mailem lub osobiście.

Faktura dla firmy: tu wchodzi KSeF

Są sytuacje, w których nabywcą jest firma, a nie pacjent:

pracodawca opłaca sesje pracownika albo program wsparcia dla zespołu,
szkoła, poradnia lub firma zamawia warsztat czy szkolenie,
inny specjalista prowadzący działalność kupuje u Ciebie konsultację albo superwizję.

Faktury dla firm (B2B) wystawia się w KSeF. Obowiązek wszedł 1 lutego 2026 r. dla największych firm i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych — z ułatwieniami, które trwają do końca 2026 r. (o nich niżej).

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF

Usługi świadczone w ramach zawodu psychologa są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. d ustawy o VAT). Przy sprzedaży zwolnionej z VAT nie musisz wystawiać faktury z własnej inicjatywy (art. 106b ust. 2), ale musisz ją wystawić, jeśli nabywca o nią poprosi (art. 106b ust. 3).

Kiedy już wystawiasz fakturę dla firmy, zwolnienie z VAT nie zmienia sposobu: Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT wystawia się w KSeF, chyba że dotyczy ich wyjątek albo przepis przejściowy.

Jeśli jesteś psychoterapeutą lub psychoterapeutką bez tytułu psychologa, podstawa zwolnienia z VAT może być inna — zależy od tego, jak i gdzie pracujesz. To dobry temat na rozmowę z księgową.

Co kończy się 31 grudnia 2026 r.

Limit 10 000 zł miesięcznie

Do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF — w PDF albo na papierze — jeśli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Ważne szczegóły:

liczy się suma faktur w miesiącu, nie pojedyncza faktura;
od faktury, którą przekroczysz 10 000 zł, kolejne faktury wystawiasz już w KSeF — i tak zostaje, nawet jeśli w kolejnym miesiącu wystawisz mniej;
faktury dla pacjentów nie są objęte obowiązkiem KSeF, więc ten próg dotyczy w praktyce faktur dla firm.

Dla małej praktyki, która raz na jakiś czas wystawia fakturę firmie, oznacza to zwykle, że do końca 2026 r. KSeF jeszcze jej nie dotyczy, a od 1 stycznia 2027 r. — już tak.

Okres bez kar

Przepisy o karach za naruszenia związane z KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Do tego dnia urzędy nie nakładają tych kar. Od 2027 r. błąd w wystawieniu faktury firmie — na przykład wystawienie jej poza KSeF, gdy powinna trafić do systemu — może skutkować karą.

Gdzie odpowiedzi są mniej jasne

Uczciwie: nie na każde pytanie oficjalne źródła odpowiadają wprost.

Działalność nierejestrowana. Na ksef.podatki.gov.pl nie znaleźliśmy osobnego wyjaśnienia dla osób, które prowadzą praktykę bez firmy i sporadycznie wystawiają fakturę firmie. Jeśli to Twoja sytuacja, ustal z księgową, jak dokumentować taką sprzedaż.
Podatnicy zwolnieni z VAT. Serwis KSeF nie ma osobnej strony dla zwolnionych — informacja o nich pojawia się w odpowiedziach na pytania (np. przy limicie 10 000 zł). Tekst ustawy jest tu rozstrzygający.

Jak to wygląda w Visavi

Faktury imienne dla pacjentów — w każdym planie. Pacjent zaznacza „Chcę fakturę” przy rezerwacji, dostaje PDF e-mailem i znajduje go w swoim panelu. Poza KSeF, tak jak pozwalają przepisy.
Faktury dla firm w KSeF — w planie Gabinet. Dane nabywcy pacjent podaje przy rezerwacji, a fakturę wystawiasz z panelu i wysyłasz do KSeF.

Visavi nie jest programem księgowym i nie rozlicza podatków — pomaga wystawić dokument zgodnie z tym, co wybierasz.

Źródła

Stan na 10 października 2026 r. To nie jest porada podatkowa.

KSeF od 2027 r.: co zmienia dla psychologa i psychoterapeuty