Jak przyjmować zlecenia na warsztaty?
Zlecenia grupowe rządzą się innym rytmem niż wizyty: pytający chce wiedzieć, czy się podejmiesz, kiedy i na jakich zasadach, a rozmowa toczy się telefonicznie albo mailem. Visavi niczego tu nie automatyzuje na siłę — porządkuje początek i koniec tej ścieżki.
-
Włącz usługę i wybierz rodzaje zajęć
Usługi → „Usługa na zapytanie”. Zaznaczasz, o co można pytać, dodajesz krótki opis oferty i — jeśli chcesz — orientacyjną cenę „od”.
-
Udostępnij link do swojej strony
Na Twojej stronie pojawia się karta „Warsztaty i szkolenia” z przyciskiem „Wyślij zapytanie”. Link do strony wysyłasz Ty — Visavi nie kieruje do Ciebie zamawiających.
-
Zapytanie czeka w skrzynce „Zapytania”
Dostajesz powiadomienie w panelu i e-mail, a pytający — potwierdzenie w marce Twojej praktyki. Odpowiadasz z panelu albo dzwonisz.
-
Wysyłasz „Ustalenia”, a terminy lądują w kalendarzu
Pytający dostaje podsumowanie, Ty kopię, a uzgodnione godziny blokują rezerwacje wizyt.
Formularz zapytania dla psychologa — na Twojej stronie
Karta „Warsztaty i szkolenia” pojawia się na Twojej stronie w każdej szacie, w kolorach tej szaty i bez znaku Visavi. Możesz dodać krótki opis oferty i orientacyjną cenę „od” — z podstawą: za całość, za grupę albo za godzinę. O co można pytać, wybierasz sam spośród sześciu rodzajów zajęć:
- Warsztaty dla szkół
- Szkolenie dla firmy
- Wykład / prelekcja
- Zajęcia grupowe
- Superwizja grupowa
- Konsultacje dla instytucji
Co wypełnia pytający
- W czyim imieniu piszą: szkoła lub przedszkole, uczelnia, firma, instytucja lub fundacja, grupa prywatna
- Nazwa organizacji lub grupy
- Rodzaj zajęć — jeden z tych, które wybierzesz u siebie
- Liczba uczestników, orientacyjny termin i miejsce (u nich, u Ciebie w gabinecie, online albo do ustalenia)
- Temat, dla kogo mają być zajęcia i czego oczekują po nich
- Uwagi oraz imię i nazwisko, e-mail i telefon do kontaktu
Formularz podpowiada, żeby nie wpisywać informacji o zdrowiu konkretnych osób — takie sprawy omówicie w rozmowie. Nie przyjmuje też linków. Pytający nie zakłada konta i nie trafia na listę pacjentów, a zaraz po wysłaniu dostaje potwierdzenie e-mailem, w marce Twojej praktyki.
Scenariusz ilustracyjny · nie jest relacją realnej osoby
Telefon z wtorku, który wraca w piątek
Przed: psycholożka prowadząca praktykę usłyszała we wtorek między sesjami, że pewna szkoła chciałaby warsztat dla klas. Zanotowała numer na kartce, a w piątek nie pamięta już, kto dzwonił i o jaki rodzaj zajęć chodziło.
Po: ta sama rozmowa trafia do skrzynki „Zapytania” — wpisana przez nią przyciskiem „Dodaj zapytanie” albo wysłana przez samą szkołę z formularza. Są organizacja, rodzaj zajęć, kontakt i cel; w piątek wystarczy otworzyć zapytanie i odpowiedzieć.
Skrzynka „Zapytania” w panelu
Nowe zapytanie trafia do skrzynki w panelu, a na adres Twojej praktyki idzie e-mail. Możesz też włączyć SMS — liczy się z pakietu SMS i wymaga planu z alertami SMS. W skrzynce masz:
- Listę i oś czasu każdego zapytania — od wpisu, przez odpowiedź i ustalenia, po zamknięcie.
- Zamykanie z powodem: zrealizowane, umówiono wizytę, brak odpowiedzi, rezygnacja albo spam.
- „Dodaj zapytanie” — dla próśb, które przyszły telefonicznie albo z polecenia, żeby i one miały swoje miejsce.
Odpowiedź z panelu — z szablonu, który poprawiasz
Do wyboru masz sześć szablonów, a treść możesz zmienić przed wysyłką:
- Zadzwonię
- Proszę o szczegóły
- Proponuję rozmowę
- Wstępna propozycja
- Inny termin
- Nie mogę się podjąć
Wiadomość jest jednokierunkowa: odpowiedź pytającego wraca do Twojej własnej skrzynki pocztowej, bo Visavi nie odbiera poczty. Kopię wysłanej wiadomości dostajesz na adres praktyki.
„Ustalenia” — jedno podsumowanie dla obu stron
Gdy dojdziecie do porozumienia, spisujesz w panelu:
- temat i terminy
- miejsce i czas trwania
- liczba uczestników
- kwota i podstawa (za całość, za grupę, za godzinę albo do ustalenia)
- co obejmuje (scenariusz zajęć, materiały, dojazd, krótki raport, zaświadczenia dla uczestników)
- forma rozliczenia
Ustalenia idą e-mailem do pytającego, a kopia do Ciebie. Uzgodnione terminy wpadają do Twojego kalendarza jako „Termin własny” i blokują te godziny dla rezerwacji pacjentów. Visavi sprawdza kolizje: jeśli termin nakłada się na wizytę albo inny blok, ustaleń nie wyśle, a wizyt nie odwoła za Ciebie.
Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, po zamknięciu zapytania jako „zrealizowane” panel przypomni o rozliczeniu zlecenia. To tylko przypomnienie — to nie jest porada podatkowa.
A w centrum z recepcją?
Skrzynkę obsługują właściciel centrum i recepcja — terapeuci-członkowie jej nie widzą. Nowe zapytanie dostaje właściciel i każda aktywna osoba z recepcji, a SMS o nim właściciel kieruje do siebie, do recepcji albo do obu. Kto zajmuje się zapytaniem, oznacza „Przejmuję”, a uzgodnione terminy przypisuje do kalendarza wybranego terapeuty.
Dane z zapytania i RODO
- Administratorem jest Twoja praktyka. Kontakt do administratora pytający widzi z Twojej opublikowanej karty kontaktowej.
- Usuwanie po 12 miesiącach od ostatniej zmiany albo od ostatniego uzgodnionego terminu — zależnie od tego, co później. Na prośbę pytającego usuniesz zapytanie wcześniej.
- Eksport konta obejmuje dane zapytań.