Jak to działa?
-
Połącz kalendarz
Ustawienia → Kalendarz Google → „Połącz z Google Calendar”. Jedno logowanie do Google i zgoda na dodawanie wydarzeń.
-
Zostaw włączone „Dodawaj sesje do kalendarza Google”
Przełącznik jest włączony od razu po połączeniu. Wyłączenie usuwa z kalendarza wszystkie wpisy dodane przez Visavi.
-
Pacjent rezerwuje — Ty widzisz to w telefonie
W ciągu minuty wizyta jest w kalendarzu Google, a więc w aplikacji kalendarza na Twoim telefonie.
To działa też w drugą stronę: Twoje prywatne wydarzenia z Google zasłaniają terminy w Visavi, więc pacjent nie zarezerwuje godziny, w której masz już coś zaplanowane. Przełożenie wizyty w Visavi przesuwa wpis, odwołanie go usuwa.
Dlaczego jeden kalendarz, a nie dwa?
Większość terapeutów ma dwa kalendarze: zawodowy, w którym rezerwują pacjenci, i osobisty w telefonie, w którym żyje cała reszta. Psychologia poznawcza dobrze wyjaśnia, dlaczego to męczy.
Pamięć o tym, co dopiero ma się wydarzyć, zawodzi bez przypomnienia
Pamiętanie o przyszłym zamiarze — „we wtorek o 17:00 mam pacjenta” — psychologowie nazywają pamięcią prospektywną. Badania nad nią (m.in. Einstein i McDaniel) pokazują, że zamiary najczęściej umykają nie dlatego, że zapominamy ich treść, ale dlatego, że we właściwym momencie nic nam o nich nie przypomina. Kalendarz w telefonie jest takim przypomnieniem — pod warunkiem, że wizyta w nim jest.
Narzędziu ufamy tylko wtedy, gdy jest kompletne
Chętnie przenosimy pamiętanie na narzędzia zewnętrzne — to tzw. odciążanie poznawcze (Risko i Gilbert, 2016). Działa to jednak tylko wtedy, gdy narzędziu można zaufać. Dwa niepełne kalendarze tę ufność odbierają: żeby odpowiedzieć na pytanie „czy mam wolny czwartek po szesnastej?”, trzeba zestawić je w głowie — czyli wykonać dokładnie tę pracę, której kalendarz miał oszczędzić.
Każde przełączenie się zostawia ślad w uwadze
Przejście „otwieram drugą aplikację, sprawdzam, wracam” nie kończy się w chwili powrotu: część uwagi zostaje przy poprzednim zadaniu — Leroy (2009) nazwała to resztą uwagi. W zawodzie, w którym narzędziem pracy jest uwaga skupiona na drugim człowieku, mniej takich przełączeń ma znaczenie.
Jest też powód całkiem przyziemny: wizyty przepisywane ręcznie do Google się rozjeżdżają. Przełożona w systemie rezerwacji zostaje w telefonie na starej godzinie, odwołana dalej blokuje popołudnie. Gdy wpis zakłada i poprawia Visavi, tego problemu nie ma.
Scenariusz ilustracyjny · nie jest relacją realnej osoby
Wtorek, 17:00
Anna jest psychoterapeutką i dzieli kalendarz Google z mężem, żeby planować opiekę nad dziećmi. Przed: pacjentka rezerwuje wtorek 17:00, ale w kalendarzu w telefonie wieczór wygląda na wolny — mąż umawia na ten czas wspólną kolację, a o kolizji oboje dowiadują się dzień później.
Po: wtorek 17:00 pojawia się w telefonie Anny i w kalendarzu męża jako „Sesja” — bez imienia i szczegółów. Mąż widzi tylko, że Anna jest zajęta. Gdy Anna przełoży wizytę w Visavi, wpis w kalendarzu przesunie się sam.
Co trafia do kalendarza, a co nigdy?
Kalendarz terapeuty często widzą inne osoby: partner, rodzina, recepcja. Dlatego wpis zawiera tylko to, co potrzebne, żeby wiedzieć, że godzina jest zajęta:
- Tytuł „Sesja”, godzina i czas trwania. Przy wizycie w gabinecie — adres Twojego gabinetu.
- Link do szczegółów w panelu — otworzy go tylko ktoś zalogowany na Twoje konto.
- Nigdy: imię, nazwisko, e-mail, telefon, temat wizyty ani notatki pacjenta. To dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) i zostają w Visavi.
- Bez uczestników — dzięki temu Google nie wysyła pacjentowi zaproszenia z Twoim adresem.
- Bez przypomnień Google — przypomnienia o wizycie wysyła pacjentowi Visavi; drugi kanał byłby szumem.
Gdy wyłączysz dodawanie sesji, Visavi usuwa z kalendarza wszystkie swoje wpisy. Gdy odłączysz kalendarz albo usuniesz konto — najpierw usuwa wpisy, a dopiero potem rezygnuje z dostępu do Twojego kalendarza.
Czym ta funkcja nie jest?
- Nie jest edycją wizyt z poziomu Google. Przesunięcie wpisu w kalendarzu nie przekłada wizyty ani nie powiadamia pacjenta — to robisz w Visavi.
- Nie jest natychmiastowa. Wpis pojawia się w ciągu minuty od rezerwacji, nie w tej samej sekundzie.
- Nie jest zapisem do iCloud ani do innych kalendarzy niż główny kalendarz Google.
- Nie jest archiwum. Do kalendarza trafiają wizyty od wczoraj do 90 dni naprzód.
- Nie kasuje kalendarza za zaległości. Gdy plan wygaśnie, nowe wizyty przestają trafiać do Google, ale istniejące wpisy zostają.
Źródła
- Einstein, G. O., McDaniel, M. A. (1990). Normal aging and prospective memory. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 16(4), 717–726.
- Risko, E. F., Gilbert, S. J. (2016). Cognitive offloading. Trends in Cognitive Sciences, 20(9), 676–688.
- Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181.