Polityka prywatności

1. Administrator

1. Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce jest Radosław Głuchowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Radosław Głuchowski Usługi IT”, NIP 5214045014, REGON 526959824, ul. Batalionu AK „Karpaty” 5B/9, 00-712 Warszawa.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych: support@visavi.pl (temat „Dane osobowe”) albo listownie na adres z ust. 1.
3. Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych kontaktuj się na adres z ust. 2.

2. Zakres Polityki

1. Polityka dotyczy danych, których administratorem jest Usługodawca, w szczególności danych:
   • Klientów i Użytkowników (specjalistów, właścicieli i członków zespołów Centrum),
   • osób odwiedzających serwis visavi.pl i Aplikację,
   • osób kontaktujących się z Usługodawcą,
   • Pacjentów — wyłącznie w wąskim zakresie wskazanym w pkt 3 (bezpieczeństwo Aplikacji, reklamacje dotyczące jej działania, pliki cookies, zgłoszenia treści bezprawnych).
2. Polityka nie obejmuje danych, które Klient wprowadza do Aplikacji, w szczególności danych Pacjentów (dane kontaktowe, wizyty, notatki, zadania, dokumenty, płatności). Ich administratorem jest Klient (specjalista lub placówka), a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Informacje o przetwarzaniu tych danych przekazuje Pacjentom Klient.

3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

• Zawarcie i wykonanie umowy (rejestracja, konto, świadczenie usługi, Strona Gabinetu, komunikacja transakcyjna)

  Kategorie danych

  imię, nazwisko, e-mail, hasło (w postaci skrótu), dane praktyki (nazwa, adres, NIP, forma działalności, dane do faktur dla Pacjentów), dane profilu publicznego, zdjęcie, logo, identyfikator konta Google przy logowaniu przez Google

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla członków zespołu i osób kontaktowych Klienta — art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: wykonanie umowy z Klientem)

  Okres przechowywania

  przez czas trwania umowy; po usunięciu konta dane są usuwane lub anonimizowane niezwłocznie, z wyjątkami w kolejnych wierszach

• Wykonanie zwrotów należnych Pacjentom po usunięciu Konta (Regulamin §13 ust. 4 pkt 5)

  Kategorie danych

  identyfikator konta Klienta u Operatora Płatności; data usunięcia Konta; identyfikatory techniczne, kwoty, daty i statusy płatności, zwrotów i sporów dokonanych na tym koncie — bez danych kontaktowych Pacjentów

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie postanowienia Umowy obowiązującego po jej rozwiązaniu) oraz lit. f (wykazanie wykonania zwrotów; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń)

  Okres przechowywania

  powiązanie konta u Operatora Płatności z Kontem — do 180 dni od usunięcia Konta, potem usuwane; następnie identyfikator konta u Operatora Płatności — 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynęło 180 dni od usunięcia Konta; dziennik zdarzeń płatności, zwrotów i sporów — 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zdarzenie nastąpiło

• Płatności za abonament i rozliczenia podatkowe (faktury, KSeF, księgowość)

  Kategorie danych

  imię i nazwisko lub firma, adres rozliczeniowy, NIP, kwoty, historia płatności, cztery ostatnie cyfry i marka karty

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o VAT, Ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości

  Okres przechowywania

  5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

• Ustalenie statusu Klienta (konsument, przedsiębiorca) i żądania wcześniejszego rozpoczęcia usługi

  Kategorie danych

  NIP, oświadczenie o charakterze zakupu, żądanie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia (z datą, adresem IP i wersją dokumentu), dane z CEIDG

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO (obowiązki z ustawy o prawach konsumenta; uzasadniony interes: prawidłowe stosowanie regulaminu)

  Okres przechowywania

  przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń

• Rozpatrywanie reklamacji, odstąpień i żądań zwrotu

  Kategorie danych

  dane z reklamacji, korespondencja

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o prawach konsumenta) i lit. f (obsługa reklamacji przedsiębiorców)

  Okres przechowywania

  do upływu okresu przedawnienia roszczeń

• Wsparcie i kontakt (e-mail, formularz kontaktowy, zgłoszenia awarii)

  Kategorie danych

  imię, e-mail, treść wiadomości

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na zapytania) lub lit. b (wsparcie w ramach umowy)

  Okres przechowywania

  wiadomości nie są zapisywane w Aplikacji, trafiają wyłącznie do skrzynki support@visavi.pl i są w niej przechowywane do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że są potrzebne do obrony roszczeń

• Zapis zgód i akceptacji dokumentów (regulamin, umowa powierzenia, oświadczenia)

  Kategorie danych

  rodzaj zgody, wersja dokumentu, data i godzina, adres IP, dane przeglądarki

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO (rozliczalność, wykazanie zawarcia umowy)

  Okres przechowywania

  przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń; po usunięciu konta bez powiązania z tożsamością

• Dowód doręczenia wiadomości, które musimy przekazać na trwałym nośniku (potwierdzenie zawarcia Umowy i zakupu Subskrypcji, przypomnienie o odnowieniu, zawiadomienia o zmianie dokumentów, zawiadomienia o usunięciu Konta — także do Pacjentów zamykanej praktyki)

  Kategorie danych

  skrót kryptograficzny (HMAC) adresu e-mail odbiorcy — sam adres tylko do chwili doręczenia; identyfikator Konta; rodzaj wiadomości; data i godzina wysłania; identyfikator wiadomości (Message-ID); wersja wzoru wiadomości i wersje dokumentów; skróty SHA-256 treści i załącznika; status doręczenia; przy potwierdzeniu zakupu — dane zakupu (Plan, kwoty, daty, status konsument/przedsiębiorca, imię i nazwisko lub firma, NIP). Treści wiadomości nie przechowujemy; treść zawiadomienia o usunięciu Konta przechowujemy zaszyfrowaną do chwili wysłania, nie dłużej niż 7 dni

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykazanie, że przekazaliśmy informacje wymagane przepisami, w szczególności art. 21 ustawy o prawach konsumenta; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń)

  Okres przechowywania

  przez czas trwania Umowy i 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa się zakończyła (zawiadomienia o usunięciu Konta — 6 lat od końca roku ich wysłania); z chwilą zakończenia Umowy usuwamy imię i nazwisko lub firmę i NIP z danych zakupu

• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dzienniki systemowe

  Kategorie danych

  adres IP, identyfikatory sesji, dane urządzenia i przeglądarki, zdarzenia logowania, zdarzenia techniczne (dane osobowe maskowane)

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo usługi)

  Okres przechowywania

  dzienniki systemowe do 90 dni (przechowuje je dostawca hostingu); dzienniki wysyłki e-mail 90 dni (dowody doręczenia wiadomości na trwałym nośniku — zob. wiersz „Dowód doręczenia”); zdarzenia techniczne połączeń i obecności 90 dni; dziennik zdarzeń zgodności (np. eksport, usunięcie danych, akceptacja dokumentów) 6 lat

• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

  Kategorie danych

  dane z wierszy powyżej w niezbędnym zakresie

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. f RODO

  Okres przechowywania

  do upływu terminów przedawnienia (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i okresowych — 3 lata, z końcem roku kalendarzowego)

• Program poleceń

  Kategorie danych

  identyfikator polecającego i poleconego, daty, status nagrody

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. b RODO

  Okres przechowywania

  przez czas trwania umowy i okres przedawnienia

• Analityka korzystania z Aplikacji (Vercel Web Analytics)

  Kategorie danych

  zanonimizowane dane o odsłonach i urządzeniu

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda)

  Okres przechowywania

  zgodnie z Polityką cookies

• Pacjenci — reklamacje dotyczące działania Aplikacji, zgłoszenia treści bezprawnych

  Kategorie danych

  e-mail, treść zgłoszenia

  Podstawa prawna

  art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

  Okres przechowywania

  do upływu okresu przedawnienia roszczeń

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy; podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.

4. Dane Użytkowników i osób kontaktowych Klienta

1. Jeżeli Twoje dane podał Klient (np. zaprosił Cię do zespołu w planie Centrum albo wskazał jako osobę kontaktową), źródłem danych jest Klient. Przetwarzamy wówczas Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, rolę w zespole oraz dane, które sam uzupełnisz w profilu.
2. Dane te przetwarzamy w celu wykonania umowy z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez czas Twojej obecności w koncie Klienta; po jej zakończeniu Twoje dane osobowe są anonimizowane, z wyjątkiem zapisów wymaganych przepisami.

5. Odbiorcy danych

1. Dane przekazujemy podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:
   • hosting aplikacji, bazy danych i dzienników systemowych — Railway Corporation (San Francisco, USA), serwery w regionie UE (Holandia),
   • hosting interfejsu aplikacji i serwisu — Vercel Inc. (USA),
   • przechowywanie plików i wysyłka e-mail — Amazon Web Services EMEA SARL (Luksemburg), region Frankfurt,
   • wysyłka SMS — SMSPLANET,
   • serwery STUN i TURN sesji wideo (adresy IP i porty uczestników, czas i wolumen połączenia; przekaz zaszyfrowany, bez dostępu do treści i bez zapisu obrazu i dźwięku) — Cloudflare, Inc. (USA),
   • wystawianie faktur za abonament i ich przesyłanie do KSeF — inFakt sp. z o.o., ul. Szlak 49, 31-153 Kraków, KRS 0000325203.
2. Operator płatności Stripe przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator w zakresie określonym w swojej polityce prywatności (stripe.com/privacy):
   • przy płatności za abonament — na podstawie umowy Usługodawcy ze Stripe;
   • przy płatności Pacjenta za wizytę lub pakiet — płatność trafia bezpośrednio na konto specjalisty w Stripe, a umowę ze Stripe zawiera specjalista. Visavi przekazuje wtedy do Stripe w imieniu specjalisty wyłącznie adres e-mail Pacjenta, nazwę usługi, jej termin i identyfikatory techniczne rezerwacji. Usługodawca nie przyjmuje ani nie przechowuje płatności Pacjentów.
3. Google przetwarza dane jako odrębny administrator, jeżeli logujesz się przez konto Google lub łączysz Kalendarz Google.
4. Dane możemy przekazać organom publicznym, gdy wymaga tego prawo (w tym Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej przez KSeF).

6. Przekazywanie danych poza EOG

1. Bazę danych i pliki przechowujemy na serwerach na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego: aplikacja i baza danych w regionie UE (Holandia), pliki w regionie Frankfurt.
2. Niektórzy dostawcy mają siedzibę poza EOG lub mogą mieć dostęp do danych z państw trzecich (np. w celu utrzymania usługi). Podstawy przekazania wskazuje tabela poniżej.

Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres z pkt 1.

7. Twoje prawa

1. Masz prawo do:
   • dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
   • sprostowania danych (art. 16),
   • usunięcia danych (art. 17),
   • ograniczenia przetwarzania (art. 18),
   • przenoszenia danych (art. 20) — w Aplikacji dostępny jest eksport danych konta w archiwum ZIP,
   • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21),
   • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
2. Żądania realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (z możliwością przedłużenia o dwa miesiące w przypadkach przewidzianych w RODO). Część praw możesz zrealizować samodzielnie w Aplikacji: eksport danych i usunięcie konta.
3. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
4. Pacjenci w sprawach danych związanych z wizytami i terapią kierują żądania do swojego specjalisty jako administratora.

8. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Automatyczne zmiany stanu abonamentu (np. powrót do planu Wizytówka po okresie karencji) wynikają wprost z warunków umowy.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji, szyfrowanie na poziomie aplikacji danych najbardziej wrażliwych, bezpieczne przechowywanie haseł, ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, separację danych poszczególnych Klientów, maskowanie danych osobowych w dziennikach systemowych, kopie zapasowe oraz monitorowanie działania systemu. Szczegółowy opis środków dla danych powierzonych zawiera umowa powierzenia.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii, wykaz używanych plików oraz ustawienia zgody opisuje Polityka cookies, która jest częścią niniejszej Polityki. Czcionki serwisu visavi.pl, Aplikacji i Stron Gabinetu są serwowane z naszych serwerów; nie pobieramy zasobów od dostawców zewnętrznych przed wyrażeniem zgody.

11. Dane z kont Google (logowanie i Kalendarz Google)

1. Logowanie przez Google. Jeżeli logujesz się kontem Google, Google przekazuje nam Twoje imię, nazwisko, adres e-mail i identyfikator konta (uprawnienia openid, email, profile). Używamy ich wyłącznie do założenia konta i logowania.
2. Połączenie z Kalendarzem Google jest dobrowolne — specjalista włącza je w Ustawieniach albo w kreatorze konfiguracji konta. Służy wyłącznie do:
   1. blokowania zajętych terminów — z kalendarzy Google, których specjalista jest właścicielem lub w których może zapisywać, odczytujemy czas rozpoczęcia i zakończenia oraz status wydarzeń, żeby nie pokazywać pacjentom zajętych godzin jako wolnych;
   2. pokazania specjaliście jego wydarzeń w panelu Visavi — tytuł, miejsce i godziny pobieramy z Google w chwili wyświetlenia kalendarza i nie zapisujemy ich;
   3. dodawania wizyt do kalendarza specjalisty — jeżeli specjalista przyznał uprawnienie zapisu i nie wyłączył tej funkcji, każda wizyta umówiona w Visavi jest dodawana do jego głównego kalendarza Google jako wpis „Sesja”, aktualizowana przy przełożeniu i usuwana przy odwołaniu.
   Funkcje te działają w planach, które obejmują synchronizację kalendarza. Jeżeli plan przestanie ją obejmować, przestają działać, a dane połączenia pozostają do czasu odłączenia kalendarza.
3. Uprawnienia Google i ich użycie:

   Uprawnienia Google i ich użycie

   Uprawnienie Google	Do czego go używamy
   calendar.readonly	ustalenie zajętych godzin oraz pokazanie specjaliście jego wydarzeń w panelu
   calendar.events — tylko gdy włączone jest dodawanie wizyt do kalendarza	dodawanie, aktualizowanie i usuwanie wyłącznie wpisów „Sesja” utworzonych przez Visavi; nie zmieniamy ani nie usuwamy innych wydarzeń
   openid, email	pokazanie specjaliście, które konto Google jest połączone

4. Co przechowujemy: zaszyfrowany token odświeżania (AES-256-GCM), adres e-mail połączonego konta Google, datę połączenia, listę przyznanych uprawnień, ustawienia integracji (blokowanie terminów i dodawanie wizyt — włączone lub wyłączone) oraz identyfikatory wpisów „Sesja” utworzonych przez Visavi. Nie przechowujemy tytułów, opisów, miejsc ani uczestników wydarzeń specjalisty ani listy jego kalendarzy — przez kilka minut są one tylko w pamięci podręcznej serwera.
5. Co wysyłamy do Google we wpisie „Sesja”: tytuł „Sesja”, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, przy wizycie w gabinecie nazwę i adres gabinetu, link do szczegółów wizyty w panelu Visavi (dostępny tylko po zalogowaniu) i techniczny identyfikator wizyty. Nigdy nie wysyłamy danych pacjenta — imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, tematu wizyty ani notatek. Wpis nie ma uczestników, więc Google nikomu nie wysyła zaproszeń.
6. Czego nie robimy z danymi z Google: nie sprzedajemy ich, nie używamy do reklam, nie przekazujemy podmiotom trzecim i nie używamy do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Osoby działające w imieniu Visavi nie przeglądają tych danych, chyba że specjalista wyraźnie o to poprosi (np. w zgłoszeniu do wsparcia), jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa albo wymaga tego prawo.
7. Zakończenie połączenia i usunięcie danych. Gdy specjalista wyłączy dodawanie wizyt, usuwamy z jego kalendarza wpisy „Sesja” utworzone przez Visavi. Gdy odłączy kalendarz w Ustawieniach albo usunie konto Visavi, usuwamy te wpisy, a następnie token i pozostałe dane połączenia. Jeżeli Google jest w tym czasie niedostępne, część wpisów może pozostać — można je wtedy usunąć ręcznie w Kalendarzu Google. Dostęp Visavi do konta Google można też w każdej chwili cofnąć na stronie myaccount.google.com/permissions.
8. Podstawa i okres przetwarzania: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane połączenia przechowujemy do odłączenia kalendarza albo usunięcia konta.
9. Zgodność z zasadami Google. Wykorzystanie i przekazywanie przez Visavi do innych aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsu API Google, w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use).Visavi's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

12. Zmiany Polityki

1. Politykę możemy zmienić w razie zmiany przepisów, dostawców, zakresu usługi lub technologii. O istotnych zmianach informujemy e-mailem i komunikatem w Aplikacji.
2. Poprzednie wersje Polityki archiwizujemy i udostępniamy na żądanie.
3. Data wersji: 3 listopada 2026 r. Zmiana względem wersji z 19 października 2026 r.: w pkt 3 dodany wiersz „Wykonanie zwrotów należnych Pacjentom po usunięciu Konta” (180 dni od usunięcia Konta, potem 6 lat). Zmiana względem wersji z 18 października 2026 r.: w pkt 3 dodany cel „Dowód doręczenia wiadomości na trwałym nośniku” (czas trwania Umowy i 6 lat od końca roku jej zakończenia) oraz odesłanie do niego przy dziennikach wysyłki e-mail. Zmiana względem wersji z 10 października 2026 r.: serwery STUN i TURN sesji wideo zapewnia Cloudflare, Inc. (pkt 5 ust. 1 pkt 5 i pkt 6 ust. 2). Zmiana względem wersji z 7 października 2026 r.: dodany pkt 11 o danych z kont Google.