Znasz to?
Pacjent nie przychodzi, a godzina przepada
Pusta godzina w środku popołudnia to nie tylko brak przychodu — to też miejsce, którego nie dostał ktoś z listy oczekujących.
W Visavi: ustalasz dwa progi — np. do 48 godzin przed sesją pełny zwrot, do 24 godzin połowa. Pacjent widzi je i potwierdza przy rezerwacji. W planie Gabinet możesz pobierać przedpłatę: przez 14 dni od rezerwacji, najpóźniej do rozpoczęcia sesji, odwołanie to pełny zwrot (ustawowe prawo odstąpienia); później, gdy pacjent odwoła sesję w swoim panelu, Visavi sam zwraca 100%, 50% albo nic — według progów z dnia rezerwacji. Gdy to Ty odwołujesz, pacjent zawsze dostaje pełny zwrot.
Plan: zasady odwołań — każdy plan; przedpłaty — Gabinet.
Przelewy, które trzeba sprawdzać
Wyciąg, tytuł przelewu, „czy pani Ania już zapłaciła za wtorek?” — to praca, za którą nikt nie płaci.
W Visavi: płatność online jest przypięta do konkretnej wizyty i trafia prosto na Twoje konto Stripe — Visavi jej nie przechowuje i nie bierze prowizji. Wizyty opłacane gotówką lub przelewem oznaczasz w panelu jako opłacone. W jednym widoku widzisz, która wizyta jest opłacona, a która czeka.
Plan: płatności online — Gabinet; płatność na miejscu — każdy plan.
SMS-y o 22:00
„Czy mogę przełożyć jutrzejszą sesję?” — wiadomość, na którą odpowiadasz z kanapy, bo jak nie teraz, to kiedy.
W Visavi: przypomnienia wychodzą bez Twojego udziału — e-mailem 24 godziny i 2 godziny przed sesją, a w planie Gabinet także SMS-em. Pacjent może sam odwołać wizytę w swoim panelu; Ty dostajesz powiadomienie zamiast pytania.
Plan: e-mail — każdy plan; SMS (500 miesięcznie) — Gabinet.
Notatki, o które się martwisz
Notatki z sesji to dane o zdrowiu — szczególna kategoria danych w RODO. Zeszyt w torbie albo plik na pulpicie to nie jest dobre miejsce.
W Visavi: notatki z sesji są szyfrowane i w aplikacji widzi je tylko osoba, która je napisała. Tak samo zadania dla pacjenta i dzienniczek w module „Praca między sesjami”.
Plan: Gabinet.
szyfrowanie AES-256 w bazie danych.
Bez katalogu, bez ocen
Nie chcesz, żeby pacjenci trafiali do Ciebie przez ranking z gwiazdkami, a Twoje nazwisko wisiało w katalogu obok „polecanych”.
W Visavi: nie ma katalogu, nie ma ocen, nie ma opinii. Twoja strona pod adresem app.visavi.pl/twoje-imie ma Twoje kolory, Twoje zdjęcie i Twoje słowa. Nikt nie znajdzie na niej informacji, kto jest Twoim pacjentem.
Plan: każdy plan; bez stopki „powered by Visavi” — Gabinet.
Co widzi pacjent na zablokowanym telefonie
Przypomnienie nie powinno mówić więcej, niż trzeba — zwłaszcza gdy telefon leży na biurku w pracy.
SMS (plan Gabinet) — nadawca: Visavi. Treść:
Przypomnienie: wizyta 16 października 2026 17:00 — Anna Kowalska. Miejsce: Gabinet Mokotów, ul. Puławska 1.
Przy sesji online zamiast adresu: „Wizyta online — dołączysz z panelu pacjenta.” W SMS-ie nie ma słów „terapia”, „psycholog” ani nazwy usługi. Pojawiają się tylko Twoje imię i nazwisko oraz nazwa i adres gabinetu — tak, jak je wpiszesz. Jeśli chcesz pełnej dyskrecji, nazwij gabinet neutralnie, np. „Gabinet Mokotów”.
E-mail — temat: „Przypomnienie — jutro, piątek, 16 października, 17:00”. Nazwa usługi pojawia się dopiero w treści maila, po jego otwarciu.
Jak to wygląda na co dzień
1. Twoja strona
Strona z Twoim zdjęciem, opisem, usługami i cennikiem. Link wysyłasz pacjentowi albo wklejasz do podpisu w mailu; kod QR drukujesz i wieszasz w gabinecie. Jeśli masz już własną stronę internetową, możesz dodać na niej okienko rezerwacji z Visavi.
2. Rezerwacja bez konta
Pacjent wybiera termin i podaje imię, e-mail i telefon. Nie zakłada konta i nie wymyśla hasła — dla kogoś, kto pierwszy raz w życiu umawia się na terapię, każde dodatkowe pole to powód, żeby zamknąć kartę.
3. Stali pacjenci
Pacjentom, którzy przychodzą co tydzień o tej samej porze, sesje w gabinecie dodajesz sam(a) z panelu — z płatnością na miejscu albo rozliczeniem z pakietu. Sesję online pacjent rezerwuje na Twojej stronie.
4. Kalendarz, który zna Twoje gabinety
Pracujesz we wtorki na Mokotowie, a w czwartki na Żoliborzu? Każdy dzień dostępności ma przypisany gabinet, więc pacjent widzi, gdzie się spotkacie. W planie Gabinet sesje pojawiają się w Twoim Kalendarzu Google, a terminy zajęte w Google są blokowane w Visavi.
5. Po sesji
Notatka (szyfrowana), zadanie dla pacjenta, zaświadczenie o uczestnictwie w terapii (bez diagnozy, z numerem) albo faktura dla firmy, jeśli sesję opłaca pracodawca pacjenta.
6. Sesje online (plan Online / Hybryda)
Sesja wideo w przeglądarce na komputerze lub laptopie — bez Google Meet, Zooma i Teams; ani Ty, ani pacjent nic nie instalujecie. Pokój tworzy się sam przy rezerwacji. Każda usługa jest stacjonarna albo online. W planie Online / Hybryda możesz mieć w jednej praktyce oba rodzaje usług naraz.
Zanim zaczniesz: trzy rzeczy, które warto wiedzieć
Przeniesienie obecnych pacjentów
Masz listę pacjentów w arkuszu albo w innym programie? Wgrywasz plik CSV (albo wklejasz adresy e-mail). Visavi bierze z niego adres e-mail (obowiązkowo) oraz imię i nazwisko, jeśli są. Telefon zobaczysz w podglądzie, ale nie jest zapisywany. Przed wysyłką widzisz całą listę i zaznaczasz, do kogo napisać. Każda zaznaczona osoba dostaje e-mail z zaproszeniem — w imieniu Twojej praktyki, z linkiem do Twojej strony. Historia wizyt i notatki z innego programu nie są przenoszone.
Płatności online — tylko jeśli chcesz
Przedpłaty wymagają konta Stripe: w sekcji „Wypłaty” zakładasz je jako osoba fizyczna, a o potrzebne dane (np. dokument, numer konta) prosi Stripe. Jeśli nie chcesz płatności online, pacjenci płacą jak dotąd — gotówką lub przelewem — a Ty oznaczasz wizytę jako opłaconą.
KSeF — tylko faktury dla firm
KSeF dotyczy wyłącznie faktur dla firm (plan Gabinet): w ustawieniach dajesz Visavi uprawnienie do wystawiania faktur w Twoim imieniu. Faktur imiennych dla pacjentów to nie dotyczy.
Który plan dla Ciebie?
| Jeśli… | Plan | Cena |
|---|---|---|
| chcesz porządnej strony z rezerwacjami, przypomnieniami e-mail i zasadami odwołań | Wizytówka | 0 zł, na zawsze |
| nieobecności kosztują Cię godziny; chcesz przedpłat, SMS-ów i szyfrowanych notatek | Gabinet | 60 zł z VAT / mies. |
| część sesji prowadzisz online | Online / Hybryda | 70 zł z VAT / mies. |
Wizytówka
0 zł, na zawsze
Jeśli chcesz porządnej strony z rezerwacjami, przypomnieniami e-mail i zasadami odwołań
Gabinet
60 zł z VAT / mies.
Jeśli nieobecności kosztują Cię godziny; chcesz przedpłat, SMS-ów i szyfrowanych notatek
Online / Hybryda
70 zł z VAT / mies.
Jeśli część sesji prowadzisz online
Przy płatności rocznej płacisz za 10 miesięcy z 12. Bez umowy na czas — rezygnujesz, kiedy chcesz.
Kto stoi za Visavi
Visavi świadczy Radosław Głuchowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Radosław Głuchowski Usługi IT”, NIP 5214045014, REGON 526959824, ul. Batalionu AK „Karpaty” 5B/9, 00-712 Warszawa.
Kontakt: admin@visavi.pl
Umowa powierzenia przetwarzania danych — przeczytasz ją przed założeniem konta: umowa powierzenia.
Czego Visavi nie robi
Uczciwie, zanim założysz konto:
- Nie szuka Ci pacjentów. Nie ma katalogu ani rankingu. Visavi obsługuje pacjentów, których przyprowadzasz sam(a).
- Nie ma aplikacji mobilnej. Panel działa w przeglądarce telefonu, ale sesje wideo prowadzisz na komputerze lub laptopie.
- Nie pobierze opłaty za późne odwołanie, gdy pacjent płaci na miejscu. Wtedy Visavi pokazuje zasady i liczy odwołania, ale pieniądze rozliczacie sami. Automatycznie działa to tylko przy przedpłacie.
- Nie zastępuje księgowej. Wystawia faktury i liczy przychód, ale nie rozlicza podatków.
- Nie nagrywa sesji.