Zgody przy rezerwacji · w każdym planie

Twoje zasady odwołań — przyjęte przez pacjenta, zanim zarezerwuje

Nie musisz wysyłać każdemu nowemu pacjentowi maila z zasadami odwołania wizyty. Pacjent widzi je w chwili wyboru terminu i sam potwierdza, że je zna. Visavi zapisuje to z datą i godziną, a zasady dołącza do maila z potwierdzeniem rezerwacji. Ty niczego nie wysyłasz.

Załóż konto za darmo Zobacz plany

Plan

każdy

także darmowa Wizytówka

Kiedy

przy rezerwacji

bez potwierdzenia nie da się zarezerwować

Treść

Twoje progi

np. 48 h pełny zwrot, 24 h połowa

Zapis

data i godzina

każde oświadczenie osobno, z adresem IP

Mail do pacjenta

zasady na piśmie

w potwierdzeniu rezerwacji

14 dni

tylko gdy trzeba

prośba zapisuje się przy wizycie w ciągu 14 dni

Jak to działa?

Ustawiasz progi raz

Ustawienia → Polityka odwołań: do ilu godzin przed wizytą pacjent dostaje pełny zwrot, a do ilu połowę. Domyślnie 48 h i 24 h.
Pacjent widzi zasady w chwili wyboru terminu

Ramka „Polityka odwołań” pokazuje tekst wyliczony z Twoich progów. Przycisk „Zarezerwuj termin” jest nieaktywny, dopóki pacjent nie zaznaczy, że zna i akceptuje te zasady.
Visavi zapisuje i potwierdza

Visavi zapisuje oświadczenie razem z rezerwacją — z datą, godziną i adresem IP. Pacjent dostaje zasady w mailu z potwierdzeniem, a Ty widzisz zapis w karcie pacjenta.

Przy wizycie z przedpłatą pacjent widzi, ile odzyska przy odwołaniu w danym czasie — na przykład „Bezpłatne odwołanie do 48 h przed wizytą — pełny zwrot”. Przy wizycie płatnej na miejscu: prośbę o odwołanie najpóźniej 48 godzin wcześniej, bez mowy o zwrocie. Tekst powstaje z tych samych progów, według których Visavi rozlicza odwołania. Odwołanie liczy się według progów obowiązujących w chwili odwołania — jeśli zmienisz je później, dotyczy to także wizyt już zarezerwowanych.

Dlaczego w chwili rezerwacji, a nie w mailu?

Zasady odwołań zwykle żyją w mailu po pierwszym telefonie, w regulaminie na stronie albo w rozmowie na pierwszej sesji. Za każdym razem pacjent jest tylko odbiorcą informacji. Psychologia poznawcza i społeczna podpowiada, dlaczego to za mało.

Pacjenci, którzy sami zapisali termin, rzadziej go opuszczali

W badaniu Martina, Bassiego i Dunbar-Reesa (2012) pacjenci, którzy sami zapisywali termin swojej wizyty, rzadziej się na nią nie stawiali niż ci, którym termin zapisał personel. Autorzy wiążą to ze zobowiązaniem wyrażonym własnym działaniem. Zaznaczenie pola to coś innego niż zapisanie terminu i badanie tego nie sprawdzało. Nie twierdzimy więc, że samo pole zmniejszy liczbę nieobecności — twierdzimy, że pacjent zobaczył Twoje zasady i sam je potwierdził w chwili decyzji, której dotyczą.

Powtarzalna czynność nie powinna zależeć od pamięci

Wysłanie tych samych zasad każdemu nowemu pacjentowi to zadanie, które łatwo pominąć w natłoku pracy — a pominięcie wychodzi dopiero przy pierwszym sporze o późne odwołanie. Przeniesienie takiej czynności na narzędzie psychologia nazywa odciążaniem poznawczym (Risko i Gilbert, 2016). Tu narzędzie robi to przy każdej rezerwacji przez Twoją stronę.

Zapis jest wart tyle, ile prawdy w nim jest

Visavi zapisuje oświadczenie tylko wtedy, gdy pacjent je naprawdę złożył. Wizyta, którą umawiasz w panelu, nie ma żadnego zapisu — pacjenta przy tym nie było. Zapis powstaje tylko wtedy, gdy pacjent naprawdę zaznaczył pole.

Scenariusz ilustracyjny · nie jest relacją realnej osoby

Odwołanie sześć godzin przed wizytą

Anna jest psycholożką; pełny zwrot daje przy odwołaniu do 48 godzin przed wizytą. Przed: po każdym pierwszym telefonie wysyła pacjentowi maila z zasadami. Raz zapomina. Pacjent odwołuje wizytę sześć godzin przed terminem i pisze, że nic o tym nie wiedział.

Po: pacjent rezerwuje na stronie Anny, widzi ramkę „Polityka odwołań” i zaznacza pole. Te same zasady dostaje w mailu z potwierdzeniem. Anna nie wysyła nic, a w karcie pacjenta widzi, kiedy zasady zostały przyjęte.

Wizyta w ciągu 14 dni od rezerwacji

Rezerwacja przez internet zwykle jest umową zawartą na odległość, a konsumentowi przysługuje wtedy 14 dni na odstąpienie od umowy. Czy i jak dotyczy to Twojej praktyki, oceni prawnik. Pole na stronie rezerwacji brzmi: „Znam i akceptuję politykę odwołań. Chcę, aby wizyta odbyła się w wybranym terminie.” Druga część ma znaczenie, gdy wizyta wypada w ciągu 14 dni. Pacjent może rozwinąć wyjaśnienie, co to znaczy: że wraz z odbyciem wizyty prawo odstąpienia wygasa, a możliwość odwołania na Twoich zasadach zostaje bez zmian.

Prośba zapisuje się tylko wtedy, gdy była potrzebna — przy wizycie w ciągu 14 dni. Przy wizycie za trzy tygodnie pacjent zachowuje pełny termin i nic dodatkowego nie jest zapisywane.
Liczy to Visavi, nie telefon pacjenta — źle ustawiony zegar w telefonie niczego nie zmienia.
Widzisz to przy wizycie — w szczegółach wizyty jest informacja, że pacjent poprosił o termin przed upływem 14 dni.

Dokumenty przed pierwszą wizytą

Polityka odwołań to jedno pole w rezerwacji. Kontrakt terapeutyczny, zgody dodatkowe czy regulamin gabinetu wymagają więcej niż trzech sekund — dlatego pacjent dostaje je po rezerwacji, razem z mailem potwierdzającym wizytę, także gdy wizytę umawiasz Ty albo recepcja.

Raz układasz komplet. Ustawienia → Dokumenty: własne dokumenty albo wzór Visavi jako punkt wyjścia. Zasady odwołań i informacja o administratorze danych powstają z danych Twojej praktyki — w każdym planie.
Pacjent potwierdza na telefonie, bez hasła. Link w mailu otwiera dokumenty; każdy potwierdza osobno, zgody dodatkowe może też odmówić albo później wycofać.
Widzisz, kto potwierdził. W karcie pacjenta: „Komplet 3/3” albo „Brakuje 2 · wysłano 5.10”. Dzień przed pierwszą wizytą bez kompletu dostajesz powiadomienie w panelu.
Papier też się liczy. „Drukuj komplet” daje PDF z miejscem na podpis, a „Odnotuj podpis na papierze” zapisuje potwierdzenie z datą podpisu.
Dowód, który da się sprawdzić. Wersja dokumentu, skrót treści, data — i „Pakiet dowodowy” w karcie pacjenta, gotowy do przekazania prawnikowi.

Kontrakt i własne dokumenty — od planu Gabinet. Zgoda na terapię online — w planie z sesjami wideo, tylko przy wizytach online. Zasady odwołań i informacja o administratorze — w każdym planie.

Czym te funkcje nie są?

Pole w rezerwacji nie jest kontraktem terapeutycznym. Kontrakt — cele, częstotliwość, poufność i jej granice — wysyłasz jako osobny dokument przed pierwszą wizytą albo omawiasz na sesji.
Wzory Visavi nie są sprawdzone przez prawnika. To punkt wyjścia; treść dokumentów, które wysyłasz pacjentom, jest Twoja.
Nie jest podpisem elektronicznym — ani kwalifikowanym, ani zaufanym. To zapis potwierdzenia z datą, wersją i skrótem treści.
Nie blokuje wizyty. Brak potwierdzenia to informacja dla Ciebie, nie przeszkoda dla pacjenta.
Nie jest zgodą na leczenie.
Nie jest dokumentacją medyczną i nie zastępuje jej prowadzenia.
Nie jest poradą prawną. Opisujemy, co widzi pacjent i co zapisuje Visavi. Skutki prawne w Twojej sytuacji oceni prawnik.

Załóż konto za darmo Porównaj plany

Źródła

Pytania o zgody przy rezerwacji

Krótko i konkretnie

Czy muszę jeszcze wysyłać pacjentom zasady odwołań mailem?

Nie, jeśli pacjent rezerwuje przez Twoją stronę. Widzi zasady przy wyborze terminu, bez ich potwierdzenia nie zarezerwuje wizyty, a po rezerwacji dostaje je jeszcze raz w mailu z potwierdzeniem. Gdy umawiasz wizytę w panelu, pole przy rezerwacji się nie pojawia — wtedy zasady odwołań (i pozostałe dokumenty) dostaje mailem razem z potwierdzeniem wizyty, jeśli masz włączone „Dokumenty przed pierwszą wizytą”.

Skąd się bierze treść polityki odwołań?

Z progów, które ustawiasz w Ustawieniach: do ilu godzin przed wizytą odwołanie daje pełny zwrot, a do ilu połowę (domyślnie 48 h i 24 h). Visavi układa z nich tekst, który widzi pacjent, i według nich rozlicza odwołania — tych obowiązujących w chwili odwołania, więc zmiana progów dotyczy też wizyt już zarezerwowanych. Przy wizycie płatnej na miejscu pacjent widzi prośbę o odwołanie najpóźniej tyle godzin wcześniej, ile ustawisz dla pełnego zwrotu (domyślnie 48 h), bez mowy o zwrocie.

Gdzie zobaczę, że pacjent zaakceptował zasady?

W karcie pacjenta, w sekcji „Oświadczenia pacjenta”: każde oświadczenie z datą i godziną. W szczegółach wizyty zobaczysz też, czy pacjent poprosił o wizytę przed upływem 14 dni na odstąpienie. Adres IP i przeglądarka są zapisane, ale w panelu ich nie pokazujemy — zostają w zapisie oświadczenia i w eksporcie danych pacjenta. W Centrum pełną listę widzi właściciel; terapeuta z zespołu widzi w karcie tylko pełnoletność i informację o danych, a prośbę o termin — przy swojej wizycie, bo pozostałe zapisy zdradzałyby wizyty u kolegów.

Co z 14 dniami na odstąpienie od umowy?

Rezerwacja przez internet zwykle jest umową zawartą na odległość, a konsumentowi przysługuje wtedy 14 dni na odstąpienie — czy i jak dotyczy to Twojej praktyki, oceni prawnik. Pacjent przy rezerwacji prosi, żeby wizyta odbyła się w wybranym terminie, i może rozwinąć wyjaśnienie, co to oznacza. Visavi zapisuje tę prośbę tylko wtedy, gdy była potrzebna — przy wizycie za trzy tygodnie nie zapisuje niczego, bo pacjent zachowuje pełne 14 dni.

W jakim planie działa potwierdzanie polityki odwołań?

W każdym — także w darmowej Wizytówce. Oświadczenia są częścią każdej rezerwacji przez Twoją stronę.

Czy mogę wysłać pacjentowi własny kontrakt terapeutyczny albo regulamin gabinetu?

Tak, od planu Gabinet. W Ustawieniach → Dokumenty dodajesz własne dokumenty albo importujesz wzór Visavi jako punkt wyjścia i uzupełniasz go. Pacjent dostaje je mailem razem z potwierdzeniem wizyty, czyta na telefonie i potwierdza bez hasła; Ty widzisz w karcie pacjenta, kto potwierdził, a kto nie. Wzory Visavi nie są jeszcze sprawdzone przez prawnika — treść dokumentów, które wysyłasz, jest Twoja.

Co, jeśli pacjent nie potwierdzi dokumentów przed wizytą?

Wizyta się odbywa — brak potwierdzenia niczego nie blokuje. Pacjent dostaje przypomnienie przed wizytą, a Ty dzień przed pierwszą wizytą powiadomienie w panelu. Możesz wtedy wydrukować komplet z karty pacjenta („Drukuj komplet”), dać do podpisu na miejscu i odnotować podpis na papierze — status zmieni się na „Komplet”.

Jak udowodnię, co pacjent potwierdził?

Każde potwierdzenie ma datę, wersję dokumentu i skrót treści (SHA-256), a w karcie pacjenta pobierzesz „Pakiet dowodowy” — ZIP z PDF-ami, dokładną treścią każdego dokumentu i instrukcją, jak sprawdzić skrót. Gdy pacjent usunie konto, potwierdzenia zostają w postaci pseudonimizowanej: bez imienia, adresu IP i przeglądarki, ale z treścią, wersją i datą.

Czy zaznaczenie pola przy rezerwacji to podpis elektroniczny?

Nie. To zapis oświadczenia złożonego przez zaznaczenie pola — z datą, godziną, adresem IP i przeglądarką. Nie jest podpisem kwalifikowanym ani zaufanym.

Zasady odwołań, których nie wysyłasz mailem

Załóż darmową Wizytówkę, ustaw swoje progi i sprawdź, co widzi pacjent przy rezerwacji.

Załóż konto za darmo